Samarbejde med Copenhagen Megaevents

Første skridt i et nyt samarbejde om et megaevent er en indledende dialog med arrangøren om megaeventens potentialer, herunder om den passer til byens DNA (se beskrivelse længere nede på siden), og hvordan eventen passer til kriterierne for Megaeventpuljen. Det vil i sidste ende være Økonomiudvalget, der beslutter, om der kan og skal udmøntes midler til eventen. Den indledende dialog vil typisk foregå mellem eventarrangøren og Copenhagen Megaevents.

Efter screeningsfasen fortsætter samarbejdet med en mere kvalificerende dialog. Dette trin har til formål at konkretisere, hvordan samarbejdet kan se ud, hvis eventen bliver tildelt midler fra Megaeventpuljen. Derfor vil dialogen her bl.a. fokusere på, hvilke muligheder der er for aktivering i forbindelse med eventen, samt om Københavns Kommune skal være aktiv værtsby eller tilskudsgiver. 

Som en del af fasen skal den kvalificerende dialog også gøre megaeventen klar til næste trin, som er politisk behandling. Konkret betyder det, at eventarrangøren bl.a. i denne fase skal lave en ansøgning til Megaeventpuljen, og at der skal udarbejdes en CO2-beregning for megaeventet. Hvis Økonomiudvalget i næste fase beslutter at udmønte et tilskud til eventen fra Megaeventpuljen, indleder Københavns Kommune en dialog med megaeventarrangøren om, hvordan klimaaftrykket fra megaeventet kan nedbringes, og hvilken vejledning Københavns Kommune kan stille til rådighed. 

Den politiske behandling er sidste skridt i den indledende fase, og er det trin, hvor det bliver besluttet, om Københavns Kommune skal yde tilskud til eventen og formalisere samarbejdet om et megaevent. 

Den politiske behandling er delt i to: 

1. Høring i Kultur- og Fritidsudvalget
2. Beslutning om udmøntning i Økonomiudvalget

Når eventarrangøren og Copenhagen Megaevents har været i dialog om ansøgningen til Megaeventpuljen, og der er blevet udarbejdet en CO2-beregning, skal ansøgningen politisk behandles. 

Først skal ansøgningen til høring på et møde i Kultur- og Fritidsudvalget. Høringssvaret indgår altid som en del af den efterfølgende behandling af ansøgningen i Økonomiudvalget, hvor det besluttes, om der kan udmøntes midler til megaeventen. Ansøgninger til Megaeventpuljen bliver altid politisk behandlet på udvalgenes faste møder. 

Hvis Økonomiudvalget udmønter midler til eventen, vil Copenhagen Megaevents fortsætte samarbejdet med eventarrangøren på baggrund af dialogen i den indledende fase.

Ved kommende megaevents i København tages udgangspunkt i følgende politisk vedtagne definition og kriterier. 

En megaevent defineres som en stor, unik international begivenhed på højeste, kulturelle, kunstneriske, sportslige eller faglige niveau, som har potentiale til at skabe positive og blivende værdi for københavnerne og i relation til både hovedstadens kultur-, fritids- og foreningsliv og vækst og erhvervsudvikling. 

Alle enkeltstående megaevents skal leve op til følgende kriterier:

• International event, som skal afvikles i København på baggrund af målrettet tiltrækning eller udvikling. Med udvikling forstås også megaevents initieret af Københavns Kommune selv. 
• Eventen skal have et højt fagligt, kulturelt, kunstnerisk eller sportsligt niveau. 
• Der skal være overensstemmelse mellem byens DNA og hovedeventen. 
• Gode perspektiver for at brande København og byens styrkepositioner. 

I tillæg hertil prioriteres megaevents, der kan redegøre for potentialerne for en bredere aktivering af København, dens foreningsliv og dens borgere. Herudover prioriteres megaevents, der qua deres internationale format og omfang (også gerne tidsmæssigt) kan skabe størst mulig opmærksomhed om København som by og hovedstad. 

Megaeventpuljen kan også give tilskud til internationale events, hvor:

• Et flerårigt tilskud er nødvendigt for at indfri eventens potentialer for København. 
• Og/eller det er en præmis for afholdelse af eventen i København, at der indgås aftale om støtte og afholdelse i mere end et år (dog maksimalt 3 år). 
• Oftest vil byens økonomiske engagement over årene være aftagende og eventarrangørerne skal kunne præsentere en fyldestgørende beskrivelse, der redegør for de længerevarende potentialer for eventen i byen – også efter endt støtte fra KK. Tilbagevendende megaevents skal præsentere kommunen for, hvordan kommunens tilskud gradvist kan udfases, så eventen kan blive økonomisk selvbærende. 

Udover ovenstående kriterier skal de tilbagevendende events også leve op til kriterierne gældende for enkeltstående events.

• Tryg, mangfoldig, lige og inkluderende: København er en tryg og inkluderende by, hvor der er plads til alle og hvor foreningsliv, fællesskaber og frivillighed spiller en stor rolle.
• Bæredygtig storby: København sætter høje standarder for bæredygtighed og prioriterer grønne, sociale og økonomiske ansvarlige løsninger og valg.
• Storbyliv med livskvalitet: Det gode børneliv og aktive seniorliv, topuniversiteter, grønne parker, rene havne, fyldte cykelstier, arkitektur og design i verdensklasse og en levende by med et rigt kulturliv og mange aktiviteter.